Archiwizowanie dokumentacji w archiwach  zakładowych/składnicach akt

na podstawie

Instrukcji kancelaryjnej, Wykazu Akt oraz „Instrukcji archiwalnej”

Szkolenie kierowane jest do wszystkich pracowników zajmujących się wytwarzaniem dokumentacji przy załatwianiu spraw związanych z działalnością statutowa jednostki, w szczególności dla kierowników jednostek, komórek organizacyjnych archiwistów.

1. Regulacje prawne polskie i unijne dotyczące odpowiedzialności, technik tworzenia, archiwizowania, nadzorowania i ochrony dokumentacji aktowej na podstawie:

1)  przepisów wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym dot. archiwizowania dokumentacji własnej i projektów unijnych w wersji papierowej i elektronicznej, RODO, ustawy o ochronie informacji  niejawnej, Kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o dostępie do informacji  publicznej, ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania  publiczne, Europejskiego Kodeksu Dobrej Administracji.

2.  Czynności kancelaryjne na poszczególnych stanowiskach pracy dotyczące zasad:

1) zastosowania systemów spraw, w tym: tworzących akta i nie tworzących akta spraw, z czego składa się sprawa?,  

2) rozbudowy symboli w Wykazie Akt,

6) wydzielania spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, w tym:

7) wydzielanie grup oraz zakładanie stosownych spisów spraw oraz wskazówki dotyczące z korzystania z istniejących  symboli, bez rozbudowania RWA,

8) nadawania znaku spraw dla spraw wspólnych,

9) oznaczania zakończenia sprawy w formie pisemnej lub ustnej,

10) konstrukcji znaku sprawy dokumentacji projektów unijnych,

11) ustalania właściwej kategorii dokumentacji (podstawa),

12) zakładania teczek aktowych, w tym teczek zbiorczych,

13) opisu teczek dokumentacji własnej i projektów unijnych,

14) podziału dokumentów na dokumenty własne i projektów unijnych,

15) ustalania prawidłowego terminu zakończenia spraw, w tym m.in. spraw zawierających

16) wydawania decyzji z określeniem terminu oraz bez określenia terminu,

17) uporządkowania dokumentacji aktowej wewnątrz teczek w celu zdania do archiwum zakładowego na podstawie wprowadzonego „Terminarza”,

18) ponumerowania oraz zapisanie ponumerowanych stron w teczkach.

5. Czynności archiwum zakładowego i składnicy akt

1) organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt,

2) wyposażenie lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt,

3) przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt,

4) prowadzenie ewidencji archiwalnej, w tym m.in.:

a) spisów spraw zdawczo odbiorczych w rozbiciu na poszczególne kategorie;

b) spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania; udostępniania dokumentacji archiwalnej;

c) spisów zdawczo – odbiorczych dokumentacji archiwalnej celem przekazania do Archiwum Państwowego;

d) sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności archiwum zakładowego,

e) procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w tym: m.in. sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;

f) procedury przekazywania dokumentów do Archiwum Państwowego,

g) postępowanie z dokumentacji w razie reorganizacji komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.

6. Zasady i kontrola nad składnicami akt.

7. Brakowanie dokumentacji

8. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego jednostki nadrzędnej prowadzącej

Cena za szkolenie 230 zł. netto/brutto

Cena obejmuje:

1. Certyfikat z uczestnictwa w szkoleniu

2. Materiały szkoleniowe

Termin szkolenia – 11.05.2023 w godz. od  10:00 -15:00

Istnieje możliwość meliowego kontaktu z trenerem po szkoleniu.

Zgłoszenia zależy składać do dnia 09.05.2023 r.

W razie jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji

Trener - Teresa Curzytek - wykształcenie administracyjno-prawne, psychologiczne. Posiadane Certyfikaty:  Administrator Bezpieczeństwa Informacji, audytor wiodący systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnych z normą ISO/IEC 27001.EUROPAN CONFERENCE ON ARCHIVES, Ochrony Informacji Niejawnej, Praktyka NLP,  uprawnienia I-go i II-go stopnia Kancelaria – Archiwizacja. Wykładowca akademicki, Kursantka Prawniczych Warsztatów Naukowych.

Specjalizuje się w wybranych dziedzinach prawa takich jak: archiwizowanie dokumentacji aktowej  i technicznej w wersji papierowej i elektronicznej na podstawie przepisów polskich i unijnych, ochrona danych osobowych (w rozbiciu na poszczególne podmioty), ochrona informacji niejawnej, kodeks postępowania administracyjnego (w tym odpowiedzialność majątkowa funkcjonariuszy publicznych, metryczki administracyjne), komunikacji interpersonalnej na stanowiskach sekretarek/asystentek, ponadto specjalizuje się w legislacji wewnętrznych aktów normatywnych jednostek organizacyjnych;

Tworzy akty normatywne dla jednostek organizacyjnych m.in. „Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt”, „Instrukcję Kancelaryjną”, „Instrukcję organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt”;

Teoretyk i praktyk z zakresu archiwizowania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Publikuje artykuły dotyczące prawa administracyjnego do  „Finanse – kariera” - „Zdaniem eksperta”, „Twoja firma”, „Euro bankier”, „e -Gospodarka”;

Posiada ponad 30 – letni staż pracy w administracji samorządowej oraz kilkunastoletnie doświadczenie  w prowadzeniu szkoleń warsztatów dla jednostek samorządu terytorialnego, administracji państwowej i podmiotów gospodarczych na terenie całej Polski;

Wiedzę swoją pogłębia przez ciągłe dokształcanie się oraz czynny udział w licznych seminariach, konferencjach krajowych i  międzynarodowych.